Resumen del puesto:

El Asistente Administrativo Nivel II desempeña un papel fundamental para garantizar el buen funcionamiento de una oficina de ventas y almacén gubernamentales. Este puesto requiere sólidas habilidades organizativas, atención al detalle y conocimiento de los procedimientos de contratación gubernamental. El administrador apoyará las operaciones diarias, mantendrá el cumplimiento de las normativas federales, estatales y locales, y asistirá con tareas administrativas relacionadas con contratos gubernamentales.

Responsabilidades de supervisión:

- Ninguno

Deberes/responsabilidades:

 

- Apoyo administrativo: Gestionar las operaciones de la oficina, incluyendo la planificación, la correspondencia y la preparación de documentos.

- Cumplimiento gubernamental: Garantizar el cumplimiento de las normativas de contratación y mantener la documentación contractual.

- Coordinación de inventario y logística: Ayuda en el seguimiento del inventario, procesamiento de pedidos y coordinación de envíos.

- Relaciones con clientes y proveedores: Comunicarse con agencias gubernamentales, proveedores y equipos internos para facilitar transacciones fluidas.

- Registro de datos: Mantener registros precisos de contratos, facturas y actividades de adquisición.

- Coordinación de oficinas y almacenes: Apoya las operaciones del almacén gestionando suministros, haciendo seguimiento de envíos y ayudando con la logística.

- Informes y documentación: Preparar informes, mantener bases de datos y garantizar el cumplimiento de los requisitos de contratos gubernamentales; se requiere conocimiento y dominio de Excel.

- Colaboración en equipo: Trabajar estrechamente con los equipos de ventas, operaciones y almacén para agilizar procesos.

- Realiza otras funciones asignadas.

 

Habilidades/capacidades requeridas:

- Fuertes habilidades organizativas, de comunicación y de resolución de problemas.

- Dominio de la suite Microsoft Office, sistemas de gestión de inventario y plataformas de contratación gubernamental.

- Familiaridad con los calendarios de la GSA, las normativas FAR y las plataformas de contratación gubernamental.

- Excelentes habilidades de atención al cliente.
- Conocimiento profundo de las políticas y prácticas de la empresa.

Formación y experiencia:

- Título de asociado (o equivalente) en administración de empresas o campo relacionado (preferido)

- Mínimo 3 años de experiencia en administración de oficinas, preferiblemente en contratación gubernamental o logística.

Entorno de trabajo/Requisitos físicos:

- Entorno de oficina y almacén con interacción ocasional con representantes gubernamentales.
- Entorno acelerado que requiere adaptabilidad y atención al detalle.
- Períodos prolongados sentados en un escritorio y trabajando en un ordenador.
- Debe ser capaz de levantar hasta 15 libras en ocasiones.